De toe- en doorberekening na drie jaar
Een ritje dat bij de Vervoersdienst 46 gulden kost, doet een taxi voor de helft van dag bedrag. En voor een kopietje bij de Universiteitsdrukkerij ben je meer geld kwijt dan bij het zaakje op de hoek.
Dat waren en zijn de verhalen bij de invoering van de toe- en doorberekening. Maar bij de diensten zelf heerst optimisme. Het gaat hen af en toe zelfs niet ver genoeg.
Eén van de diensten die al enkele jaren ‘in de toe- en doorberekening zitten’ is de Centrale Vervoersdienst, een onderdeel van de Centrale diensten van de Universiteit. Ooit begonnen met één auto en chauffeur, draait het ’bedrijf’ nu op zo’n twintig auto’s en 13 chauffeurs, en heeft het op het Paddepoel-complex een ruime behuizing tot z’n beschikking gekregen.
Het hoofd van de dienst, P. Groen, blaakt dan ook van zelfvertrouwen, en bij een bezoekje aan hem dient men op zijn hoede te zijn: hij heeft wat je noemt een snelle babbel. En de boodschap van die babbel is duidelijk: bij de invoering van de toe- en doorberekening had ook hij zijn twijfels, maar na drie jaar ervaring heeft hij niets liever meer. Sterker nog, hij voelt zich klaar voor een eventuele privatisering. “Ik weet niet of dat haalbaar is, maar ik zie er wel voordelen bij”.
Taxi
Dat vervoer met een taxi goedkoper zou zijn dan het door zijn dienst te laten doen, is een verhaal dat Groen niet voor de eerste keer hoort. ’’Maar’’, vindt hij, ”dat verhaal is niet hard, het zijn alleen signalen’’. Als men op tijd zou zeggen dat men op die en die dag iets van A naar B wil hebben, dan kan dat in de ’’pooling’ worden opgenomen, en is men veel minder kwijt. ’’Maar als jij ons opbelt en zegt: over een half uur wil ik het hier hebben, dan betaal je daarvoor. Als het vervoer van een apparaat 50 gulden kost is dat een fout van de eigen organisatie, en moet men dat niet bij mij op tafel leggen’’, aldus Groen. ’’De gedachte achter de invoering van het systeem van toe- en doorberekening was ook: de kosten doorberekenen daar waar ze gemaakt worden.”
Het verhaal wordt ook uit z’n verband getrokken, vindt Groen.
Voor dat geld wat je bij ons kwijt bent wordt ook een stuk service gegeven. Want in de praktijk staat het spul bijvoorbeeld vaak niet klaar, en dat is ook logisch. En dan is het bij ons veel goedkoper.’’ Blijft natuurlijk het feit dat als het wél klaar staat, een taxi – zonder service goedkoper is. Zelf rijden is natuurlijk nóg goedkoper. ’’Het gebeurt wel dat een wetenschapper hier een VW-busje huurt en iets zelf wegbrengt. Dat vind ik pure broodroof. Als je bedenkt wat zo’n man per uur kost, dan is het SN ee veel duurder”’.
Gelukkig voor Groen valt het in de praktijk wel mee. ’’Voor drie jaar terug had ik ook mijn twijfels. Toen zei ook iedereen: straks gaan ze het allemaal zelf doen. Dat is niet zo, al het werk is bij ons teruggekomen, we hebben zelfs nog meer. En er is een stuk ruimte, ik kan zelf meer doen. Ik voel dit als mijn eigen winkeltje”.
Hoopvol
Toch is niet alles rozegeur en maneschijn. Vooral op het gebied van het financieel beleid en personeelsbeleid kampen de doorberekenende diensten nog met aanpassingsproblemen.
Zo kregen de personeelsleden bij de vervoersdienst tot voor kort hun overuren gecompenseerd met verlofdagen. Maar bij de invoering van de Arbeidsduurverkorting kregen ze er opeens 12 verlofdagen bij. Groen: ”Ik moest opeens 768 uren invullén, zonder dat ik daar een extra mannetje voor kreeg. Nu worden de overuren weer gewoon uitbetaald, en daar zijn ze de jongens hier wel een beetje pissig over’’.
“Nee, geef mij dan maar privatisering, dan los ik de dingen veel makkelijker op. Als er nu een mannetje ziek is, en dat wil ik vervangen, dan moet ik naar Personeelszaken. En die hebben daar problemen mee, zodat ik een uitzendkracht moet nemen.
Maar ik heb veel liever iemand die op afroep beschikbaar is, zoals dat ook in het bedrijfsleven geregeld wordt. Dat is ook veel goedkoper’, aldus Groen.
De Universiteitsdrukkerij, die tot voor kort de Reprodienst heette, zit al net zo lang als de vervoerdienst in de toe- en doorberekening. Ook hiervandaan overheersen de positieve geluiden. De heer W. Boer: “De activiteiten bij ons nemen toe, met name in de sfeer van het professionele werk. Het is dit jaar beduidend beter dan vorig jaar.”
Ook Boer is in de slag met Personeelszaken en de Financieel Economische Dienst, maar vindt het niet netjes daar op dit moment over uit te wijden. ’’De toe- en doorberekening is het enige juiste model om efficiënt te kunnen werken. Alleen staat de ambtelijke structuur daar wel eens haaks op. Daar moeten we aan sleutelen, en gezien de ervaringen van het laatste half jaar ben ik daarover hoopvol gestemd.”
Kleerscheuren
De Dienst Beeld en Geluid, ondertussen omgedoopt tot Audiovisueel Centrum, zit sinds begin dit jaar in de toe- en doorberekening. Dat had aanvankelijk een flinke daling van de opdrachten tot gevolg. De heer J. Boon, plaatsvervangend hoofd, is naar eigen zeggen dan ook nooit een voorstander van het systeem geweest: ’’De eerste tijd hebben we gedacht: als dat zo doorgaat kunnen we wel inpakken. We hebben een flinke klap gekregen.’ De klanten zagen op hun rekeningen opeens veel hogere bedragen staan dan het jaar er voor. Boon: “Sommige klanten gingen naar andere universiteiten, waar capaciteit over was en waar ze het goedkoper konden doen dan wij.
Bovendien hebben we concurrentie binnen onze eigen universiteit.”
Maar ook de Audiovisuele Dienst blijkt zich aan te kunnen passen. ’’Wij gaan ons, in de toekomst mede met behulp van een nieuw systeem, flexibeler opstellen tegenover de klant’’, aldus Boon. Bovendien gaat het Centrum de boer op: de ’externe manager’, mevr. Y. Pinto, is op pad gegaan en heeft een aantal opdrachten binnengesleept. Dat alles geeft genoeg reden tot enig optimisme binnen het Centrum.
We zijn door het diepste dal heen’’, meent Boon, ’’we hebben weer zeker voor een jaar werk.
Er is weer hoop voor de toekomst.”’ Hoe oordeelt hij nu over de toe- en doorberekening? Boon: ’’Het is toch wel een gunstige ontwikkeling, al komen we die niet zonder kleerscheuren door. Het kost moeite, het is een strijd die we leveren. Maar ik denk wel dat we het zullen redden.”
Ideeën
De Centrale Diensten moeten op zoek gaan naar nieuwe wegen om hun bestaan op langere termijn veilig te stellen. Daarbij moeten ze, vindt Groen van de Vervoerdienst, ook hun nek uit durven steken. En in die stellingname voelt hij zich ook gesteund door de heer H.M. Bolle, hoofd van de Dienst Personeel en Organisatie, het vroegere ’PZ’.
Overigens ontbreekt het Groen niet aan ideeën. ’’Maar als ik die allemaal lanceer schrikt iedereen’’. Zo denkt hij aan reclame op zijn dienstauto’s (’’Wij rijden door het hele land!’’), en is hij zich al aan het oriënteren geweest over de mogelijkheden om personeel van de universiteit tegen sterk gereduceerd tarief bij zijn garage te laten tanken. Van elke liter zou zijn dienst dan een of twee cent moeten krijgen. Maar de realisatie van dit soort plannen is nog ver weg. “Ik weet niet hoe ik dat precies aan moet pakken’’, aldus Groen. “Ik weet niet eens of daar behoefte aan bestaat.”