MSA maakt einde aan administratieve rompslomp
Een universiteit is te vergelijken met een groot concern, met talloze afdelingen en onderafdelingen. De organisatie van alles wat met geld te maken heeft, is daarin Jangzamerhand een hopeloos ingewikkelde bezigheid. Dat wordt hopelijk beter na de invoering van het ’MSA-systeem’, waarin faculteiten meer financiële mogelijkheden en bevoegdheden krijgen. Tot nu toe wordt de invoering ervan geplaagd door tegenslag. Maar binnenkort beginnen de eerste experimenten.
Op de RUG worden de geldzaken nu nog behandeld door de Financieel Economische Dienst, de FED, die samen met de beheerders en administraties van de verschillende afdelingen niet alleen zorg draagt voor de betaling van de universitaire rekeningen, maar ook voor alle betalingen binnen de Rijksuniversiteit. Dat laatste wordt steeds belangrijker naarmate het systeem van toe- en doorberekening verder wordt doorgevoerd: verschillende eenheden van de universiteit sturen elkaar rekeningen voor elke bewezen dienst of voor elk geleverd artikel.
De afwikkeling van dit financiële verkeer garandeert een flinke hoeveelheid werk. Om een indruk te krijgen: per week worden er door de FED in totaal zo’n 2500 betalingen aan externe leveranciers uitgevoerd, en binnen de universiteit in totaal rond de 4500 bedragen overgeboekt. Al die behandelingen van rekeningen, betalingsopdrachten en dergelijke volgen nu nog een lange, op het oog omslachtige weg.
Als bij een vakgroep bijvoorbeeld wordt besloten tot de aanschaf van een doosje spijkers bij de firma Nail & zn., komt de rekening van dat doosje via de vakgroep eerst terecht bij de administratie van de betreffende (sub)faculteit. Die stuurt het door naar de Financieel Economische Dienst in het Academiegebouw. Daar gaan de gegevens de computer in, waarna de factuur, vergezeld van een ’geleidestaat’, weer terug gaat naar de faculteit. Daar wordt het bedrag door de opdrachtgever (de vakgroep) met een zwierig paraafje ‘betaalbaar gesteld’. Terug bij de FED wordt de factuur vervolgens ‘betaalbaar verklaard’, op de ponskamer verwerkt tot een betaalopdracht en uiteindelijk door de boekhouding per giro overgemaakt.
Het is duidelijk dat dit systeem gepaard gaat met een behoorlijke rompslomp en een enorme papierwinkel, daardoor traag werkt en voor de gebruikers onoverzichtelijk is geworden.
Deconcentratie
Enige jaren geleden heeft het College van Bestuur een beleidslijn geformuleerd, die kortweg inhield dat de verschillende *beheerseenheden’, zoals faculteiten en subfaculteiten, in de toekomst meer zelfstandig moeten worden: deconcentratie van het beheer. Daarin was ook het financiéle deel van dat beheer begrepen. ’’Maar’’, zegt de heer Scheepstra, die aan het hoofd staat van de Financieel Economische Dienst, “als je de financiéle uitvoering wilt deconcentreren, zul je ook het gereedschap daarvoor aan de beheerseenheden moeten aanbieden.’’ Dit leidde dan ook al in 1984 tot de beslissing dat er een geheel nieuw, geautomatiseerd _adminstratiesysteem zou moeten komen, dat de faculteiten in staat moest stellen zelf hun financiële boontjes te doppen.
Samen met enkele andere universiteiten werd gezocht naar een computersysteem dat het best bij de behoeften van een organisatie als de RUG zou aansluiten. Uiteindelijk viel de keus op het zogeheten MSA-pakket. De letters MSA vormen een afkorting van Management Science of America, de naam van een groot Amerikaans software-bedrijf dat ook zaken doet met grote concernachtige bedrijven als DSM en de NMB.
De prijs van zo’n ’softwarepakket’ is niet misselijk: in totaal is de RUG er ongeveer één miljoen gulden aan kwijt, een bedrag dat men indirect hoopt terug te verdienen door een adekwater financieel beheer, betere controle, en meer gestructureerde ’budgetteringen’ en begrotingen. “Wij veronderstellen’’, aldus Scheepstra, ’’dat automatisering de mensen laat zien dat het wel wat kalmer aan kan (met het geld, pv)”.
Afslanking
Met de MSA ziet de weg van het doosje spijkers er al een stuk simpeler uit. De factuur hoeft nu de faculteit niet meer te verlaten. De plaatselijke administratie kan de noodzakelijke gegevens ter plekke in de computer invoeren, en eventueel zelfs de gewenste betalingsdatum opgeven. ’s Avonds rekent de centrale computer de hele zaak door, waarschuwt eventueel als er in plaats van drie tientjes drie miljoen gulden betaald dreigt te worden, en de volgende morgen kan er al worden betaald.
In de toekomst kan het systeem nog worden uitgebreid met extra ‘modules’, waarmee bijvoorbeeld de verschillende magazijnen automatisch kunnen worden aangesloten, en begrotingen kunnen worden opgesteld.
De invoering van een automatiserings-systeem als MSA heeft natuurlijk wel consekwenties voor het personeelsbestand van de Financieel Economische Dienst. Scheepstra: De invoering valt samen met de afslanking van het hele Bureau.
De FED moet inkrimpen met 8 plaatsen, van de in totaal 56 die we nu hebben.’’ Daarnaast worden nog 9 mensen ’gedeconcentreerd’, dat wil zeggen dat ze de administraties op de faculteiten, die nu immers een zwaardere taak krijgen, gaan versterken.
Van die negen zijn er al een aantal vertrokken, waarvan de plaatsen nu tijdelijk door uitzendkrachten worden opgevuld, die zich vooal met uitvoerende taken bezighouden. Dat heeft wel vertragingen tot gevolg. ’’De dienstverlening loopt wel terug ja, maar daar is ook wel begrip voor’’, aldus Scheepstra.
Implementatieteam Ook op andere gebieden verloopt de invoering van MSA tot nu toe niet zonder problemen. De datum waarop zou worden gestart is van | januari respectievelijk al uitgesteld tot 1 april en 1 mei, en momenteel durft men al helemaal geen datum meer te noemen. Scheepstra noemt een aantal oorzaken: ’’De hardwarevoorzieningen, zoals de personal computers en netwerken, kwamen maar niet, en verbindingen kwamen te laat tot stand. Dat was niet onder alle omstandigheden te voorzien.”
Vervolgens informeerde men naar de wensen van de huidige 160 beheerseenheden, een aantal overigens dat uiteindelijk tot 13 á 16 teruggebracht zal moeten worden. Die dachten in totaal een slordige 700-duizend boekingseenheden (“een soort bankrekeningen’’) nodig te hebben. Voor de verwerking daarvan zou de computer echter 15 uren moeten draaien, en voor een nacht is dat wat teveel van het goede. Men moest opnieuw in overleg, maar nu hoopt men dan ook in twee en een half uur de overgebleven 50 a 100-duizend boekingseenheden te kunnen verwerken.
Ook algemeen kun je zeggen dat de invoering meer problemen bleek op te leveren dan verwacht.
Het invoeren van een dergelijk complex systeem, waarbij vele mensen en zaken betrokken zijn, en waarvoor bijvoorbeeld zo’n 150 mensen moeten worden opgeleid en getraind, is natuurlijk ook een ongewone taak voor een dienst als de FED. Het ‘implementatieteam’, bestaande uit 14 mensen vanuit verschillende hoeken van de universiteit, dat het gehele invoeringsproces probeert te coördineren, durft sinds kort dan ook geen richtdatum meer te noemen, waarop het systeem zou moeten draaien. “Het moet nu gewoon zo snel mogelijk klaar, liefst voor de zomervakantie.”
Proeftuin
Op de facultaire ‘werkplek’ heeft men niet veel vertrouwen in die datum, aangezien er daar vanuit de FED nog nauwelijks iets bekend is gemaakt.
Een gevolg van dit gebrek aan communicatie, en een potentiële nieuwe bron van vertragingen, is volgens sommige facultaire administraties het feit dat men bij de FED niet op de hoogte is van hun werkzaamheden; “ze weten helemaal niet wat wij hier doen”.
Maar de heer De Vries, binnen de FED belast met het MSAproject, is het met die kritiek niet helemaal eens. “Wij proberen dat zoveel mogelijk te weten fe komen door dat soort mensen in het implementatieteam te zetten.
Verder hebben wij per faculteit meerdere keren overleg gehad, en daar doen ook administrateurs aan mee.”
Binnenkort gaan de eerste experimenten van start: een demonstratie-programma, waarmee de mensen op de werkplek in een ontspannen sfeer kunnen oefenen, moet een beeld geven van de kennis die men voor het gebruik nodig heeft. En ten tweede gaat er bij de faculteit der Letteren een ‘proeftuin’ van start, waarin de administratie een maand lang tegelijkertijd op het oude en op het nieuwe systeem wordt gevoerd. Dat moet iets duidelijk maken over het werk dat in de praktijk van de MSA verwacht moet worden. Eind juni kan dan bekeken worden hoe het heeft gefunctioneerd, welke problemen er eventueel zijn opgetreden en of het systeem eventueel aangepast moet worden voor andere faculteiten.
Het kan dus nog spannend worden met de weddenschap van de UK, aangegaan op 16 april: het MSA-systeem wordt niet voor 1 januari 1987 ingevoerd. Voorlopig wordt onze inzet gevormd door een fles whisky.