Het nieuwe geautomatiseerde universitaire boekhoudingssysteem, oftewel MSA, wordt niet in een keer, maar in enkele stappen ingevoerd. Dat is besloten naar aanleiding van de ervaringen die zijn opgedaan tijdens experimenten. Het opleidingsniveau van de gebruikers bleek te laag voor een invoering in één keer.
Die experimenten bestonden uit twee delen. Ten eerste werd aan alle toekomstige gebruikers ’in het veld’ de mogelijkheid geboden om met een oefenprogramma – de demo-schijf – proef te draaien, zonder dat eventuele fouten tot financiële catastrofes konden leiden.
Ten tweede werd binnen de faculteit der Letteren enige tijd volledig proefgedraaid: naast het oude vertrouwde, en eigenlijk te omslachtige systeem werd de administratie ook met het hele MSA-pakket bijgehouden.
Ir. H.W. Brunsveld van Hulten, sinds enige maanden de nieuwe leider van het MSA-project: ’’Uit de ervaringen met de demoschijf, en de telefoontjes over de ‘hot-line’ uit het veld, weten we nu dat er een lacune is in boekhoudkundig inzicht. Men mist nog een stukje ervaring en opleiding”.
Het eerste niveau, dat nu per 1 september is ingevoerd, behelst voornamelijk administratieve handelingen, die nauw aansluiten bij de huidige bezigheden van de gedecentraliseerde administraties. Ondertussen hoopt het implementatieteam, dat zorg draagt voor de goede afwikkeling van de invoering van het nieuwe systeem, door middel van extra opleidingen de lacunes wat op te vullen. Maar uiteindelijk zullen in de toekomst de Faculteiten er zelf voor moeten zorgen dat de gebruikers over de nodige boekhoudkundige kennis beschikken.
De meer boekhoudkundige zaken als Crediteuren-bestanden en het opmaken van het Grootboek moeten dan, volgens de huidige plannen, respectievelijk in oktober en november worden ingevoerd. Brunsveld van Hulten is over het slagen redelijk optimistisch: ”Zelfwerkzaamheid vraagt creativiteit van de mensen, die voordien niet werd geprikkeld. Ik verwacht er geen wonderen van, maar we kunnen wel latent aanwezige kennis aanboren”
De automatisering is met name bedoeld om de geldstromen van de universiteit te decentraliseren, en bovendien inzichtelijker voor beleidsmakers en bestuurders te maken. De invoering van het systeem, destijds aangekocht voor een slordige miljoen gulden, heeft nogal wat voeten in de aarde gehad, overigens net als op andere universiteiten.
Tot voor enkele maanden heerste bijde Financieel Economische Dienst (FED) nog de gedachte dat het systeem in één keer ingevoerd moest worden, eventueel per faculteit. Maar de invoeringsdatum werd gaandeweg daarbij wel steeds verder naar voren geschoven.
Bij een ander experiment, een belastingsproef, is ook gekeken hoe de computer zelf zich houdt tijdens normaal gebruik van een flink aantal Faculteiten. Daarbij ging het systeem na 40 minuten down: het hield ermee op.
De heer I.J. Scheepstra, directeur van de FED: “Het is een complex systeem: als er één stuurbitje verkeerd staat, knalt ‘ie je er uit’’. Toch viel het resultaat van het experiment niet tegen, omdat de problemen nu in ieder geval op tijd zijn gevonden. De oplossing daarvan, en die van zaken als duidelijke vertalingen van handleidingen, en goede afspraken met het Rekencentrum over het gebruik van computerruimte, ook in eventuele noodsituaties, staan voor de komende tijd op de agenda.
De weddenschap met de UK (geen invoering voor 1987) staat nog steeds, maar behoeft wel enige precisering: het spreekt vanzelf dat alle drie fasen voor die datum ingevoerd moeten zijn. Zó makkelijk zijn we niet te pakken.